Perdebatan soal mana yang lebih baik antara implementasi aplikasi absen karyawan atau manual masih berlangsung hingga kini. Hal ini bukan tanpa alasan, aplikasi absen karyawan dinilai memudahkan karyawan dan perusahaan untuk mencatatkan kehadiran. Namun, implementasi aplikasi dinilai mahal. Sementara bertahan dengan sistem absensi manual sebenarnya juga tidak efektif dan efisien karena rentan dimanipulasi.
Apakah benar demikian? Kali ini kami akan membahas perbandingan antara aplikasi absen karyawan dan manual yang patut Anda pertimbangkan. Check this out!
Aplikasi Absen Karyawan vs Manual
Penyimpanan
Yang pertama, mari kita bahas soal aspek penyimpanan data karyawan. Jika perusahaan Anda masih mengandalkan absensi manual, maka penyimpanan yang akan digunakan adalah menggunakan kertas atau spreadsheet khusus mesin fingerprint.
Sementara itu, aplikasi absensi karyawan mengandalkan penyimpanan berbasis cloud yang dapat diakses dan dipantau secara real time. Setiap data kehadiran yang masuk dalam sistem akan terlihat oleh HRD saat itu juga. Keunggulan ini tidak dapat ditemukan di sistem absensi manual.
Keamanan dan Kerahasiaan
Sudah bukan rahasia umum jika absen melalui mesin fingerprint dan kertas rentan terjadi manipulasi data. Biasanya karyawan “nakal” yang sering melakukan hal tersebut. Akibatnya, tingkat kedisiplinan karyawan bisa menurun dan berimbas kepada kinerja karyawan yang lain.
Lain halnya dengan aplikasi absensi karyawan. Karena data kehadiran yang masuk kedalam sistem dapat dipantau secara real time, oknum nakal sulit untuk memalsukan apalagi memanipulasi kehadiran. Dengan begitu kedisiplinan kerja karyawan pun juga terjaga.
Kemudahan Akses
Tidak jarang ada karyawan yang harus melakukan perjalanan dinas ke luar kota. Karyawan yang sedang melakukan perjalanan dinas ini umumnya kesulitan untuk melakukan absensi. Tidak mungkin jika karyawan harus ke kantor dulu sebelum berangkat, bukan? Sudah terlihat bahwa sistem absensi manual tidak bisa diandalkan terlalu banyak dalam aksesibilitas.
Sedangkan aplikasi absen karyawan mampu menjawabnya. Aplikasi absen bisa diakses dan digunakan dimana saja selama ponsel pintar si karyawan terkoneksi dengan jaringan internet. Jadi, jarak bukan lagi hambatan. HRD dapat memantau apakah si karyawan benar-benar tiba di lokasi kerja sesuai jam yang ditetapkan atau tidak.
Rekapitulasi Data
Rekap data absensi dilakukan setiap bulan atau tahunan, tergantung keperluan perusahaan. Jika untuk penggajian, maka rekapitulasi akan dilakukan setiap bulan. Sedangkan untuk keperluan penilaian kinerja, rekapitulasi bisa dilakukan secara tahunan. Semua kembali lagi dengan kebijakan perusahaan.
Sayangnya, rekap data absen melalui absensi manual memakan waktu lama, sementara masih banyak tugas HRD yang harus diselesaikan. Akan tetapi, jika menggunakan aplikasi absensi karyawan, data kehadiran yang masuk ke dalam sistem dapat direkapitulasi secara otomatis. Maka, HRD punya waktu lebih untuk konsentrasi dalam tugas yang lain.
Baca juga: Mau Daftar Netflix Tapi Tidak Punya Kartu Kredit ? Ini Solusinya
Dari perbandingan di atas, bisa dikatakan jika absensi menggunakan aplikasi lebih unggul dibandingkan cara manual. Sebenarnya perusahaan tidak perlu begitu khawatir soal harga dari implementasi aplikasi.
Ada banyak vendor penyedia aplikasi absensi di luar sana. Salah satunya adalah LinovHR. Banyak perusahaan sudah mengenali LinovHR sebagai vendor HRD software Indonesia yang menyediakan aplikasi absensi karyawan dengan harga yang menarik dan fitur-fitur unggulan. Maka tak heran jika LinovHR dipercaya dan diandalkan banyak client.
Bagaimana, mana yang menjadi pilihan Anda? Aplikasi absen karyawan atau manual?